Kategorie: Outlook

Professionelle E-Mails in Outlook erstellen

Ertappen Sie sich dabei, wie Sie dieselbe E-Mail mehrmals senden und eingeben? Vielleicht senden Sie Ihrem Chef einen wöchentlichen Überprüfungsbericht oder benötigen ihn einfach für persönliche Zwecke. In solchen Fällen werden Sie E-Mails mit nahezu gleicher Struktur erneut versenden. Der Gedanke, die gleiche E-Mail jeden Montag zu versenden, kann zeitaufwendig und völlig frustrierend sein. Um Zeit zu sparen, fügen die meisten Leute die vorherige E-Mail in die Nachricht ein. Und da liegt die Herausforderung. Während diese Technik funktionieren könnte, sind Sie anfällig für Fehler. Sie möchten nicht vergessen, die E-Mail mit einer anderen Betreffzeile als der von Ihnen vorgesehenen zu schreiben oder zu senden. Stattdessen können Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen, die Sie effizienter nutzen können. Genau wie die Gmail Canned Response-Funktion können Sie die Microsoft Outlook E-Mail-Vorlagenfunktion verwenden, so dass Sie problemlos vordefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen können, die sich ideal für die Beantwortung oder den Versand dieser „routinemäßigen“ E-Mails eignen. Sie können eine schöne Outlook Vorlagen erstellen und diese mithilfe Ihres Verteilers versenden. Nur wenige Menschen wissen von dieser leistungsstarken Funktion, die kostenlose E-Mail-Vorlagen für Outlook ist, und wie sie dazu beitragen kann, das Geheimnis des Versands dieser perfekten, sich wiederholenden E-Mails zu lösen, ohne die kleinen Dinge zu vergessen.

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So erstellen Sie eine Outlook-E-Mail-Vorlage

Anstatt Ihre vorherigen Nachrichten zu kopieren und einzufügen oder den gleichen Text immer wieder zu senden, können Sie in Outlook eine Vorlage erstellen, die sich darum kümmert. Wie kannst du anfangen?

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage in Outlook:

Schritt 1: Suchen Sie auf der Registerkarte Start eine neue Gruppe und klicken Sie auf Neue E-Mail. Nachdem Sie eine E-Mail-Nachricht erstellt haben.

Schritt 2: Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 3: Sobald das Fenster Speichern unter erscheint, suchen Sie in der Liste Speichern unter nach einer Outlook-Vorlage und klicken Sie auf Speichern.

Ihre Outlook-E-Mail-Vorlagen haben die Felder „to“ und „cc“. Wenn Sie die E-Mail nicht an bestimmte Personen senden möchten, machen Sie sich keine Sorgen um die Eingabe von Adressen. Schreiben Sie eine entsprechende Betreffzeile, die Ihnen helfen kann, diese E-Mail-Vorlage zu identifizieren. Füllen Sie den Text der E-Mail ganz nach Ihren Wünschen aus. Sobald Sie fertig sind, können Sie Ihrer Vorlage einen Namen geben und Speichern und Beenden aus Ihrem E-Mail-Entwurf wählen. Sie können die E-Mail-Vorlage outlook 2016 auf die gleiche Weise erstellen.

So funktioniert Ihre neue Outlook-E-Mail-Vorlage

Nachdem Sie nun mit Ihren Vorlagen ausgestattet sind, erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage in Outlook öffnen können:

  • Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf den Pulldown-Pfeil neben Neue Elemente.
  • Gehen Sie zum Pulldown-Menü „Look In“ und wählen Sie „User Templates im Dateisystem“.
  • Sie sollten den Namen der von Ihnen erstellten Vorlage sehen können.
  • Markieren Sie es und klicken Sie auf „Öffnen“.

Basierend auf der Vorlage Ihrer Wahl erhalten Sie eine neue Nachricht mit den gleichen Betreffzeilen, Nachrichten, Bildern und Formatierungen. Wenn Sie es verwenden möchten, müssen Sie nur die Felder „TO“, „CC“ und „Bcc“ ergänzen. Außerdem können Sie den Text und die Betreffzeilen der vorherigen Nachrichten leicht ändern. Das Gute an allem ist, dass die Änderungen, die Sie vornehmen werden, nicht in der Vorlage gespeichert werden. Sobald Sie die Nachricht zufriedenstellend überprüft haben, klicken Sie auf Senden. Und so ist es gut.

Wenn Sie jedoch Änderungen an der bestehenden Vorlage vornehmen möchten, müssen Sie Folgendes tun:

  • Öffnen Sie eine vorhandene Outlook-E-Mail-Vorlage wie in den obigen Schritten beschrieben.
  • Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor.
  • Sobald Sie fertig sind, wird das Speichern der Vorlage unter dem gleichen Namen die bestehende Vorlage mit

Ihren neuen Änderungen „überschreiben“.

Wo befindet sich der standardmäßige Outlook-E-Mail-Vorlagenordner

Wenn Sie häufig Outlook-E-Mail-Vorlagen verwenden, möchten Sie vielleicht wissen, wie Sie ohne großen Aufwand darauf zugreifen können. Wenn Sie sich an den Ordnerpfad erinnern können, der die Vorlagen enthält, geben Sie %AppData%\Microsoft\Templates in die Suchleiste des Datei-Explorers ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dies funktioniert für Windows Vista, 7, 8 und 10. Wenn Sie immer noch das alte Windows XP verwenden, finden Sie hier den Pfad zum Ordner: c:\documents and settings\username\application data\microsoft\templates.

Wenn Sie jedoch nicht durch den Aufwand beim Auffinden und Öffnen Ihrer Vorlagen gehen möchten, können Sie eine Verknüpfung erstellen, indem Sie den Vorlagenordner auf der Taskleiste „anheften“.

Damit Sie beim nächsten Mal die Outlook-E-Mail starten können

Vorlage, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol klicken, das auf der Taskleiste befestigt ist. Warum Ihre Kampagne in Outlook schrecklich aussehen kann. Jedes Unternehmen möchte eine professionelle Kampagne durchführen, die die Augenbrauen der Kunden nicht hebt. So wollen sie, dass ihre E-Mails über alle E-Mail-Clients hinweg elegant aussehen. Allerdings scheinen Versionen von Outlook ab Outlook 2007 die harte Arbeit zu verraten, die die meisten Menschen in die Gestaltung von E-Mails gesteckt haben. Da Outlook Microsoft Word verwendet, um HTML in den E-Mails darzustellen, gibt es immer ein Problem damit, wie E-Mails für den/die Empfänger angezeigt werden. Weitere Herausforderungen bei Outlook-E-Mails sind zusätzlicher Weißraum im Inhalt und die Möglichkeit, das Bild zu beschneiden, neu zu skalieren oder nicht zu laden. Und was könnten die Ergebnisse sein? Der Endempfänger erhält eine „schlecht gestaltete E-Mail“, die Ihnen oder dem Ruf Ihres Unternehmens schaden könnte.

Mit SalesHandy professionelle E-Mails versenden

Im Gegensatz zu Outlook E-Mail-Vorlagen können Sie mit SalesHandy leistungsstarke benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen für Ihr Unternehmen erstellen und an Outlook-E-Mails senden. Die Vorlagen von SalesHandy entfernen alle Redundanzen, wodurch Sie Zeit sparen und gleichzeitig eine Vielzahl anderer leistungsstarker Funktionen erhalten. So können Sie mühelos Serienbriefe versenden, Anhänge hinzufügen, Dokumente senden und verfolgen und Links öffnen.

Hier sind schnelle Schritte, die Sie ausführen können, um E-Mail-Vorlagen mit SalesHandy zu erstellen:

Schritt 1: Registrieren Sie sich für SalesHandy.

Schritt 2: Navigieren Sie zu den Vorlagen.

Schritt 3: Klicken Sie auf Neue Vorlage. E-Mail-Vorlage für Outlook in SalesHandy erstellen

Schritt 4: Komponieren Sie Titel, Betreff und Inhalt Ihrer Vorlage und klicken Sie auf Erstellen.

Es wird eine vollständig teilbare Vorlage erstellt, die Sie überall verwenden können, z.B. in Ihren Kampagnen, E-Mails, etc. Die erstellte Vorlage kann nicht nur direkt in Google Mail und Outlook verwendet werden, sondern bietet Ihnen auch Berichte und andere Informationen, die Sie bei der Durchführung von Kampagnen benötigen.